Wijzigt de AVG iets aan de bewaartermijnen?

Hoe werkt de nieuwe Europese privacywetgeving, de AVG, door in het bewaren van documenten (fiscale bewaarplicht)? Is er een verschil ten opzichte van de huidige wetgeving en hoe zit het met het digitaal bewaren van stukken?

Verwerking van persoonsgegevens
Zoals bekend, is op 25 mei 2018 de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De AVG is van toepassing op elke onderneming die gegevens verwerkt. Gegevensverwerking is een breed begrip. Handelingen die er in ieder geval onder vallen zijn: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van persoonsgegevens. 

De algemene en de bijzondere wet
De AVG is een algemene wet, die (algemene) zaken omtrent de verwerking van persoonsgegevens regelt. Op fiscaal gebied zijn er diverse bijzondere wetten, zoals de wetten inzake loonbelasting, inkomstenbelasting en omzetbelasting. Deze wetten regelen een specifiek onderdeel van ons fiscale stelsel. 

Let op: Hoofdregel is dat een bijzondere wet voor een algemene wet gaat. Bijten de AVG en een fiscale wet elkaar, dan heeft de fiscale wet voorrang.

Bewaartermijnen, wat verandert er? 

Verwerkingsdoel
De AVG stelt geen concrete bewaartermijnen vast voor documenten die persoonsgegevens bevatten, maar stelt dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan voor het verwerkingsdoel noodzakelijk is. Let op. Stelt de bijzondere wet geen bewaartermijn, dan wordt er teruggevallen op de algemene regel uit de AVG: gegevens worden niet langer bewaard dan voor het verwerkingsdoel noodzakelijk is. 

Documenten zonder persoonsgegevens
Documenten die geen persoonsgegevens bevatten, zijn dus onbeperkt te bewaren. Documenten kunnen ook geanonimiseerd worden. Denk aan een offerte die niet doorgaat, maar nog wel bruikbaar is voor toekomstige klanten. Zodra de persoonsgegevens van de offerte verwijderd zijn, is de AVG niet meer van toepassing en mag u de betreffende offerte onbeperkt bewaren. 

Wat als termijnen elkaar bijten? 
Als de fiscale wetgeving een andere bewaartermijn voorschrijft; dan de AVG, dan geldt het principe dat hiervoor beschreven is. De bijzondere wet gaat voor de algemene wet, dus de bewaartermijn uit de fiscale wet gaat voor de termijn die de AVG stelt. Dit geldt overigens voor iedere bijzondere wet, ook op het gebied van bijvoorbeeld personeelszaken. 

Digitaal bewaren
U mag uw papieren administratie digitaliseren mits u zich aan de fiscale voorwaarden houdt. De regels die hiervoor beschreven zijn, gelden voor zowel papieren als digitale archieven en opslag. De bewaartermijn voor een papieren factuur is dus, net als voor een digitale factuur, minimaal zeven jaar, te rekenen vanaf de datum van de factuur. 

Wat nu te doen? 

De bewaartermijnen zijn sinds 25 mei 2018 dus met veranderd. Tip. De Autoriteit Persoonsgegevens zal niet meteen bij u op de stoep staan, maar het is toch slim om voor uw administratie de bewaartermijnen in kaart te brengen en vervolgens, bijvoorbeeld eenmaal per jaar, enkele uren in te plannen om oude gegevens uit uw administratie te verwijderen. 

Er is met de komst van de AVG helemaal niets veranderd aan de officiële bewaartermijnen voor uw administratie. Het is wel raadzaam om de bewaartermijnen in kaart te brengen en een jaarlijkse schoonmaakbeurt in te plannen.

Bron: Rendement