Wanneer gaat de bewaartermijn in?
De wettelijke bewaarplicht is u niet onbekend. De vraag rijst wel wat u eigenlijk moet bewaren en vooraf hoelang. Daarover bestaat nog wel eens verwarring. Wanneer begint die termijn te lopen? Wat is wijsheid?
Waar gaat het over? Over de bewaartermijnen bestaat (ook bij adviseurs) nog wel eens verwarring. Vandaar dit artikel.
Bewaarplicht
Omdat uw administratie de basis is voor de belastingaangiften die u als horecaondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die ook snel en goed kunnen controleren. U bent dus verplicht de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal relevant kunnen zijn, voor zover niet anders bepaald, gedurende zeven jaar te bewaren (art.52 vierde lid AWR).
Voor zover niet anders bepaald? Voor bepaalde gegevens geldt er een langere bewaartermijn. Een voorbeeld hiervan zijn gegevens met betrekking tot onroerende zaken. Deze dienen negen jaar bewaard te worden. Dit i.v.m. de btw-herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting. Bij de aankoop van onroerend goed moet u namelijk voor het jaar waarin u de onroerende zaak gaat gebruiken in de daaropvolgende negen jaar beoordelen of u de btw over de aankoop mag aftrekken. Dit wordt de 'herzieningstermijn' genoemd. Zo kan de verkoop van onroerend goed gevolgen hebben voor de btw die u heeft afgetrokken.
Ingang van de bewaartermijn
Over de termijn wanneer de bewaarplicht ingaat, ontstaat nogal veel verwarring. Zo wordt er vaak onterecht van uitgegaan dat de bewaartermijn van alle gegevens start op het moment dat het boekjaar is afgelopen.Let op: De bewaartermijn gaat echter pas in op het moment dat de gegevens niet meer actueel zijn en dus niet meer tot de jaaradministratie behoren.
Voorbeeld. De bewaartermijn van een inkoopfactuur van 02.01.2018 van uw brouwerij inzake inkopen dranken, gaat in op 01.01.2019 (indien het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar). Deze factuur is immers op 01.01.2019 niet meer actueel voor de jaaradministratie van 2019. Tenzij deze pas in 2019 betaald wordt, dan is deze wel nog actueel.
Actualiteitswaarde
Zolang gegevens nog actueel zijn, behoren deze nog steeds tot uw (jaar)administratie. Ze zijn immers nog fiscaal relevant. Let op: Pas op het moment dat de actualiteitswaarde vervalt, start de bewaartermijn van zeven jaar. Zo verliest een leasecontract van vijf jaar pas na vijf jaar zijn actuele waarde, daarna start de bewaartermijn.
Voorbeeld. U sluit een leasecontract af per 1 mei 2019. De bewaartermijn start nu de eerste dag volgend op het boekjaar waarin het leasecontract afloopt. Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, start de bewaartermijn op 1 januari 2025. U dient de administratie m.b.t. het contract zeven jaar te bewaren, dus tot 1 januari 2032..
Tip 1
Leg een aparte ordner aan voor de originele facturen, contracten, documenten, e.d. die een langere actualiteitswaarde hebben dan één jaar. Denk hierbij ook aan onderhoudscontracten en facturen van investeringen (waarover u afschrijft).
Tip 2
Vernietig uw administratie niet meteen na zeven jaar. Neem het zekere voor het onzekere en houd voor uzelf een langere termijn aan.
Pas op het moment dat de actualiteitswaarde vervalt, begint de wettelijke bewaartermijn te lopen. Zo verliest een leasecontract van vijf jaar pas na vijf jaar zijn actuele waarde, daarna start de bewaartermijn. Vernietig uw administratie dus niet bijvoorbeeld meteen na zeven, negen of tien jaar.
Bron: Rendement