Administratie in de cloud opslaan

Of ‘we’ niet beter de administratie in de cloud kunnen opslaan, wordt u gevraagd tijdens een intern overleg, want dat zou beter, sneller en veiliger zijn. Er zijn tegenwoordig echter veel aanbieders. Hoe maakt u nu een goede keuze en waarop moet u letten?

Uw administratie en de cloud

Grote kans dat een deel van uw administratie al in de cloud wordt opgeslagen. Dat ligt aan het boekhoudpakket dat u gebruikt. Dat geldt meestal ook voor de salarisadministratie, zeker als u deze heeft uitbesteed. Let op. De digitale personeelsadministratie wordt vaak lokaal op de zaak opgeslagen, maar u kunt deze ook naar de cloud 'verhuizen’. 
En de overige administratie? Denk aan klantgegevens, leveranciersgegevens, uitgebrachte en ontvangen offertes, order- en opdrachtformulieren en alle andere administratie. Alle digitale informatie kunt u in de cloud opslaan. 

De voor- en nadelen van de cloud  

Opslag in de cloud kent een aantal voordelen:

• uw opslagruimte is nooit meer te klein; 
• u hoeft zich niet meer druk te maken over technische problemen, zoals een kapotte harde schijf op uw kantoor;
• u hoeft zich niet meer druk te maken over het back-uppen;
• u kunt vanaf elke willekeurige plek bij uw bestanden, zolang u maar verbinding met het internet heeft;
• u kunt uw bestanden op uw computer synchroniseren met de cloud-dienst. Uw bestanden staan dus altijd op twee plaatsen en zodoende heeft u altijd een back-up; 
• omdat uw bestanden ergens centraal staan opgeslagen, kunnen ook medewerkers deze bestanden bewerken en weer opslaan.

Niet altijd gratis en langer up- en downloaden
De cloud kent ook een aantal nadelen. De meeste cloud-diensten beginnen met een gratis versie met een beperkte opslagruimte. Wilt u meer, dan zult u moeten betalen. 
Daarnaast duur het wat langer. Het uploaden en downloaden van bestanden duurt uiteraard langer dan als u gewoon op uw computer bestanden opslaat. 

Tip: Worden uw bestanden tussen uw computer en de cloud gesynchroniseerd, dan merkt u waarschijnlijk weinig van het up- en downloaden. U kunt ondertussen gewoon doorwerken en het synchroniseren gebeurt dan op de achtergrond. 

Iets minder veilig
Uw bestanden op kantoor op een veilige manier opslaan, is uiteraard altijd veiliger dan in de cloud. Let op: Check altijd of de cloud-dienst die u voor ogen heeft, uw bestanden versleuteld opslaat.

Tip: Wilt u met 100% zekerheid AVG-proof uw gegevens in de cloud opslaan, neem dan een abonnement bij een Nederlandse (of Europese) cloud-dienst zoals Stack. 

Nog enkele handige tips   

Tip 1
Komen er meerdere cloud-gebruikers binnen uw onderneming, zoek dan een abonnement (vaak een 'businessabonnement') dat ook voor meerdere gebruikers geschikt is. 

Tip 2
Niet alleen de bedrijfsadministratie, maar ook alle andere digitale informatie (bestanden, e-mails, enz.) kunt u in de cloud bewaren.  

Tip 3 
Overleg zeker met uw IT-collega of IT-adviseur wat voor uw onderneming de beste cloud-oplossing is, zeker als er sprake is van een bedrijfsnetwerk, thuiswerkers, enz.

De gegevens uit uw boekhouding worden waarschijnlijk reeds in de cloud bewaard. Het kiezen van een cloud-dienst/-abonnement voor de overige administratie hangt af van het aantal (thuis)gebruikers, de opslagruimte, de prijs en of de cloud-dienst AVG-proof is. Overleg daarom zeker met uw IT-collega en/of IT-adviseur.

Bron: Rendement