Keuze voor een boekhouder
Waar moet je opletten bij de keuze voor een boekhouder? Voor sommige eigenaren van kleinere bedrijven (ZZP ‘ers, MKB), is het cruciaal om iemand als boekhouder te hebben die naast een goede boekhouding ook deugdelijk en opbouwend advies kan geven tijdens iedere fase van uw onderneming - van start tot en met opvolgingsplanning. Maar het kiezen van een juiste administratiekantoor of een boekhouder kan een uitdagende taak zijn.
U wilt iemand die goed communiceert, u wilt iemand die u helpt (financiële) strategieën te ontwikkelen, met creatieve ideëen komt en het je help bij het maximaliseren van uw bedrijfsfinanciën. De uitdaging is het vinden van een juiste partij die én betaalbaar is én bereid is zich aan te passen aan uw risicotolerantie binnen alle redelijkheid. Als een CFO en boekhouder die tot nu toe met honderden danwel duizenden klanten heeft gewerkt, weet ik dat veel bedrijfseigenaren – vanwege de té hoge zelfvertrouwen of apathie en teleurstelling met het accountants- of boekhouder beroep ervoor hebben gekozen om af te zien van het inhuren van een boekhouder. Ze hebben dan gekozen voor een meer goedkopere, praktische oplossing om al dan niet gratis een software-pakket aan te schaffen en hun belastingaangiften zelf voor te bereiden en zelf te doen.
Maar ik raad het hun ten zeerste aan om op zijn minst een boekhouder hun aangiftes te controleren als ze het zelf voorbereiden, en ik adviseer tevens minimaal twee keer per jaar bij elkaar te komen voor fiscaal advies om te kijken of het goed gaat en of men kansen buiten laat. Dat bespaart uiteindelijk een hoop ellende - of een onaangenaam bezoek van de Belastingdienst, met eventueel als gevolg naheffingsaanslagen opgelegd. Het is tenslotte niet hun core-business!
In dit opzicht is een goede boekhouder onbetaalbaar. Maar hoe kunt u de juiste boekhouder vinden voor uw bedrijf?
Hier heb ik een beeld van enkele belangrijke kenmerken van een “strategische” boekhouder. Ik gebruik het woord "strategisch" omdat het een van de belangrijkste vaardigheden die een goede boekhouder moet zijn. Strategisch, namens het bedrijf. Het betekent niet dat een kwalitatief sterke boekhouder alleen met goede ideeën komt. Zij moeten over sterke ondernemersvaardigheden beschikken, in staat zijn om goed te communiceren en een efficiënte team achter hen hebben die het werk te perfect voltooien.
Wanneer we al deze kenmerken samen brengen, hebben we iemand die namens u strategisch aan de slag gaat en het zodoende de maximaal mogelijke besparing voor een bedrijf realiseert.
Bij een intake-gesprek met een kandidaat boekhouder zouden de volgende punten zonder meer moeten worden geanalyseert:
- Ze zijn niet perfect. Als ze denken dat ze perfect zijn, dan heb je de verkeerde boekhouder voor je. Niemand is perfect en niet een persoon kan al deze kenmerken omvatten. Vraag hen wat hun zwakke punten zijn. Als ze goed zijn, zullen zij laten zien hoe hun team een positieve aanvulling is en draagt bij aan hun eigen persoonlijke vaardigheden of stijl. Zij moeten bezig zijn en ze zullen niet goedkoop, maar ze moeten betaalbaar zijn.
- Ze zouden simpele basis boekhoudkundige vragen moeten kunnen beantwoorden. Als u fundamentele vragen over het starten of runnen van een klein bedrijf stelt en hebben ze de “herten-in-koplampen kijkend” blik in hun ogen of zeggen dat ze op deze basis vragen onderzoek moeten gaan doen, dan heb je de verkeerde boekhouder tegen over je zitten.
- Ze zouden bereid moeten zijn om uw “risico tolerantie” te delen. Je zult nooit een boekhouder vinden die uw risicobereidheid van harte verwelkomt. Dat wil zeggen een boekhouder die met uw plannen geheel eens is. Zij moeten bereid zijn om creatief te zijn, maar niet té riskant. Tegelijkertijd, moeten ze niet te conservatief zijn. Vraag hen hoe ze bepaalde soorten aftrekposten, inkomen en uitgaves of bepaalde strategieën zouden behandelen om te zien of ze naar tevredenheid reageren. Als ze flexibiliteit weigeren dan heeft u wedereom de verkeerde boekhouder te pakken.
- Een boekhouder moet men kunnen begrijpen. Als je na een gesprek met een boekhouder in de war raakt, blijf vragen tot dat u iemand vindt die niet met jargon-taal spreken, die cijfers en aantallen kan uitleggen en de fiscale wetgeving op een toegankelijke taal / niveau kan uitleggen dat u het begrijpt. Een boekhouder moet tenslotte ook een prettige gesprekspartner zijn. Een boekhouder zou tenslotte een soort partner moeten zijn in uw onderneming. U zou niet moeten vrezen een reis als u naar uw boekhouder op gesprek gaat zoals u opziet tegen een bezoek aan de tandarts.
- Een boekhouder zou een gezonde dosis ondernemingsgeest moeten hebben. Als een boekhouder denkt dat het hebben van een klein bedrijf een slecht idee is of te riskant kan zijn, dan heb je de verkeerde boekhouder. Sommige boekhouders houden niet van kleine bedrijven en van particulier romslom en hebben liever klanten in MKB. Dit is niet de boekhouder voor u als u echt wilt bouwen.
- Hun team moet beter dan ze zijn. Zoals eerder vermeld, moet het een rode vlag wapperen als uw boekhouder denkt dat hij beter dan zijn team is of al het werk zelf wil gaan doen / plannen. Je wilt met een boekhouder werken die strategieën biedt en een team leidt, niet iemand die het invoeren van uw gegevens en de voorbereiding van uw aangifte zelf doet. Dat is voor hun tijdverspilling. Zij moeten worden gezien het algemene beeld van uw financiën en business en de controle van uw aangifte. Met dat in gedachten, analyseer het kantoor personeel en let op hoe ze met je omgaan. Bij een grote boekhoudkantoor zijn dit de mensen die je zult spreken (meer dan de boekhouder). Als ze niet hartelijk, vriendelijk, deskundig en behulpzaam zijn dan heb je het verkeerde kantoor, die heeft de verkeerde personeelsleden.