Fiscale Valkuilen voor ZZP'ers
Sommige fiscale regels zijn zó lastig of onbekend, dat menig zzp’er er de mist mee in gaat. En dat is spijtig, want het kan een hoop geld opleveren. Hoe gaat men dan beter om? Zes prangende vragen van zzp’ers. Wat mag ik aftrekken van mijn werkplek thuis? Hoe bewijs ik dat ik 1225 uren aan mijn onderneming heb gewerkt? Als ik weinig omzet, moet ik dan btw betalen? Hoe zit het allemaal? Je kunt sommige vragen maar beter voor zijn.
Wat mag ik aftrekken van mijn werkplek thuis?
De kosten van de werkplek thuis aftrekken van de belasting, dat klinkt logisch. Toch mag het lang niet altijd. Stel dat u uw zolderverdieping hebt ingericht als kantoor. Met een bureau, archiefkasten, een tekentafel, een computer – het is overduidelijk dat dit een werkruimte is en geen privévertrek. Toch zijn de kosten waarschijnlijk niet aftrekbaar. Om op de zolder te komen, moet u namelijk door de voordeur, de gang in, de trap op, langs de slaapkamers en wéér een trap op. En daar gaat het mis. Kosten mogen alleen afgetrokken worden als de werkruimte min of meer zelfstandig is. Is er een apart toilet? Een eigen opgang? Kortom: zou u deze ruimte ook aan derden kunnen verhuren? Als het antwoord op die vraag nee is, zijn de kosten niet aftrekbaar. In dat geval kunt u alleen de kosten van een computer of andere noodzakelijke apparatuur aftrekken, plus de energiekosten hiervan. Op www.nuon.nl/mkb/belastingcheck kunt u eenvoudig nagaan welke regels in uw situatie gelden. Het loont dus de moeite om te bekijken of u uw werkplek kunt afscheiden van het woongedeelte. Soms kan dat eenvoudig, met een extra buitendeur, een nieuw toilet, of een tussenwandje. Dan mag u namelijk niet alleen de inrichtings- en stofferingskosten aftrekken, maar ook een deel van de huur of de hypotheek. U moet wel minstens 70 procent van uw inkomen in deze werkruimte verdienen. www.kvk.nl/bedrijfsruimte
Hoe bewijs ik dat ik 1225 uren aan mijn onderneming heb gewerkt?
Als u minstens 1225 uur per jaar werkt als ondernemer hebt u recht op zelfstandigenaftrek en in de eerste jaren ook op startersaftrek. Bij elkaar is dat ruim negenduizend euro. Dat is een heel aantrekkelijke belastingkorting. Maar soms hebben zzp’ers bewijsproblemen. Het komt nogal eens voor dat een ondernemer zo’n lage omzet heeft, dat de Belastingdienst bij controle niet gelooft dat hij in dat jaar minstens 1225 uur gewerkt heeft. De bewijslast ligt dan bij de ondernemer. Dat is lastig, vooral omdat belastingcontroles betrekking hebben op twee of drie jaar geleden. Wat deed u toen precies? Dit probleem voorkomt u door in uw agenda dagelijks uw uren te noteren. Hoeveel tijd besteedde u aan acquisitie, het bouwen van een website, het volgen van cursussen? In rechtszaken over deze uren-versus-omzetconflicten worden ondernemers die oude agenda’s kunnen laten zien, vaker in het gelijk gesteld dan ondernemers die achteraf een schatting maken van hun uren. www.kvk.nl/aftrekposten
Als ik weinig omzet, moet ik dan btw betalen?
Als u factureert, brengt u btw in rekening. Maar zelf betaalt u ook btw, bijvoorbeeld als u materiaal aanschaft voor uw bedrijf. Deze btw trekt u af van de btw die u ontvangen hebt. Als het verschil tussen de ontvangen en de betaalde btw jaarlijks minder is dan 1.345 euro, mag u alle btw zelf houden. Eigenlijk is het een cadeautje, deze kleine-ondernemersregeling (KOR). Als u er niet aan denkt, loopt u zomaar een fors belastingvoordeel mis. Wel moet u de btw die u mag houden, optellen bij uw inkomen. U moet er inkomstenbelasting over betalen, want in feite is het natuurlijk extra winst.
Als ik het bonnetje goed bewaar, mag ik het toch aftrekken?
Het klinkt als een open deur, maar met de ‘omzetverantwoording’ gaat nogal eens wat mis. Bijvoorbeeld bij ondernemers die veel met contant geld werken. Neem een café-eigenaar die aan het begin en aan het einde van de dag noteert hoeveel geld er in de kassa zit. Het verschil is de omzet. Maar hij vergeet dat hij tussendoor allerlei onkosten contant betaald heeft. Bijvoorbeeld de broodjes en melk die hij even in de supermarkt kocht, bedoeld als lunch voor zijn klanten. Daardoor lijkt de omzet lager. Maar dat supermarktbonnetje bewaart hij wel en voert hij op als onkosten. Zo trekt hij vaak onbedoeld – één post twee keer af. Een andere fout is dat er geen verschil wordt gemaakt tussen zakelijke en privé-uitgaven. De ondernemer die inkopen doet voor zijn bedrijf, maar ook shampoo, rijst, spaghetti en allerlei huishoudelijke artikelen aanschaft. Allemaal op de zaak. Bij belastingcontroles wordt dat heel vervelend. Koffie kan zakelijk zijn, maar shampoo niet – tenzij u kapper bent. Als zulke bonnen worden aangetroffen leidt dat tot veel gedoe. Uw administratie uit voorgaande jaren wordt uitgespit, u krijgt naheffingen en met een beetje pech ook nog een boete. Dat is simpel te voorkomen door alle zakelijke inkomsten en uitgaven goed bij te houden – en door privé en zakelijk niet op een grote hoop te gooien. Heeft u vragen over uw situatie? Stel ze aan collegaondernemers op Hallo! www.kvk.nl/hallo
Wat zet ik op mijn factuur? Door op facturen zo volledig mogelijk te omschrijven wat u precies in rekening brengt, kunt u veel gedoe voorkomen. Dus niet ‘40 gewerkte uren’, maar een omschrijving van het type werkzaamheden dat u hebt verricht. Bijvoorbeeld: snoeiwerkzaamheden, gazons maaien enz. Sommige werkzaamheden vallen namelijk onder het lage btw-tarief van 6 procent, andere onder het hoge tarief van 19 procent. Ook zijn er vrijgestelde werkzaamheden. Met een duidelijke factuur kunnen hierover geen misverstanden ontstaan. Als u voor een opdrachtgever een opdracht uitvoert op basis van een VAR, is het bovendien belangrijk dat de werkzaamheden zoals beschreven op uw factuur daarmee overeenstemmen. Zo voorkomt u dat uw opdrachtgever een naheffing krijgt voor loonheffing en sociale zekerheidspremies. www.kvk.nl/factuur
Heb ik een boekhouder nodig of kan ik het zelf doen?
De belastingwetgeving verandert elk jaar. Voor mensen die hier niet dagelijks mee bezig zijn, is het nauwelijks bij te houden. Ondernemers die zelf hun administratie doen en ook zelf hun belastingaangifte verzorgen, doen zichzelf vaak tekort. De meeste zzp’ers claimen hun zelfstandigenaftrek wel, maar laten uit onwetendheid andere voordeeltjes lopen. Zoals de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Wie bedrijfsmiddelen aanschaft van meer dan 2.301 euro, mag 28 procent investeringsaftrek opvoeren. Als het milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen zijn, of investeringen die leiden tot energiebesparing – bijvoorbeeld een led-verlichtingssysteem – wordt de aftrek nog groter. Zo levert een energie-investering van meer dan 2.300 euro een aftrek op van 41,4 procent, terwijl de kleinschaligheidsaftrek in dit geval ook nog toegepast mag worden. Een goede boekhouder weet exact hoe het zit.
Bron: KvK Eigenbedrijf ed.juni